از طريق اين برگه مي توان رسيد و حواله انتقالي بين دو انبار را ثبت نمود بدين صورت كه اطلاعات انبارهاي مبدا و مقصد و ديگر اطلاعات لازم نظير علت ورود كالا به انبار مقصد ، علت خروج كالا از انبار مبدا بايد در اين برگه ثبت شود. با ثبت عمليات در اين برگه سيستم يك حواله از انبار مبدا خارج و در انبار مقصد رسيد ميكند. تاثير برگه انتقالي دقيقا مانند رسيد و حواله در موجودي و كاردكس كالا مي باشد و عمليات قيمت گذاري براي آن به صورت اتوماتيك انجام خواهد شد. به بيان ديگر با صدور سند در اين برگه موجودي از انبار مبدا كسر و به انبار مقصد اضافه ميگردد، در گزارشات نوع اسنادي كه در اين برگه ثبت مي شود با عنوان رسيد انتقالي و حواله انتقالي مشخص مي شود.

صدور سند انتقالي

براي صدور سند انتقالي ميتوان به روش زير عمل نمود، در ابتدا براي آگاهي بيشتر از ابزار و نحوه هر كليد در اين برگه به تفصيل اطلاعات هر قسمت شرح داده خواهد شد

نوار ابزار

نوار ابزار در بالاترين قسمت اين پنجره تعبيه شده و شامل كليدهايي به شرح زير مي‌باشد:

خروج از پنجره: اين كليد جهت خروح از پنجره سند مي باشد.

  تعيين مشخصات فرم: با استفاده از اين كليد ميتوان فرم چاپي را به صورت پيش فرض (براي كاربر فعال و يا تمامي كاربران) جهت چاپ از اسناد انتخاب نمود.

اولين سند : با استفاده از اين كليد، ميتوان اطلاعات مربوط به اولين سند انتقالي ثبت شده از انبار مبدا در سيستم را مشاهده نمود.

سند قبلي : اين كليد براي ديدن اطلاعات مربوط به سند قبلي انبار مبدا، مورد استفاده قرار ميگيرد.

سند بعدي : استفاده از اين كليد، اطلاعات مربوط به سند بعدي انبار مبدا را نمايش ميدهد.

آخرين سند : با استفاده از اين كليد نيز، ميتوان اطلاعات مربوط به آخرين سند ثبت شده در انبار مبدا در سيستم را مشاهده نمود.

ثبت تغييرات : اين دكمه براي ثبت سند جديد و ثبت اصلاح آخرين تغييرات بكار مي‌رود. لازم به ذكر است كه اين دكمه هنگامي فعال ميشود كه حداقل اطلاعات لازم در پنجره سند، درج شده باشد. 

انصراف از تغييرات : اين دكمه به معناي انصراف از تغييرات يا عدم ثبت سند جديد مي‌باشد؛ در واقع سند را به آخرين وضعيت ثبت شده قبلي برميگرداند. لازم به ذكر است كه انصراف از تغييرات بايستي قبل از ثبت سند صورت پذيرد كه در اينصورت سند به آخرين وضعيت ثبت قبلي برگردانده مي‌شود.

حذف سند : با استفاده از اين دكمه، ميتوان سند مورد نظر را حذف نمود (رجوع به مبحث "حذف سند موجود" در همين فصل).

ايجاد سند جديد : اين دكمه، به منظور ايجاد سند جديد مورد استفاده قرار ميگيرد (رجوع به مبحث "ايجاد سند جديد" در همين بخش).

:كپي سند: غالباٌ در سيستم انبار نياز به درج اسناد مشابه وجود دارد كه اين اسناد ممكن است اسنادي با تعداد آرتيكلهاي زيادي باشند به منظور جلوگيري از درج مجدد اينگونه اسناد، ابزاري به نام "كپي سند" در قسمت نوار ابزار طراحي گرديده، كه به وسيله آن امكان ايجاد يك كپي از سند مورد نظر به صورت اتوماتيك وجود دارد.

براي ايجاد كپي سند، كافيست ابتدا يك سند جديد ايجاد و بر روي كليد كپي كليك نموده، سپس در پنجره جديد باز شده از منوي ابزار نوع سند را در حوزه نوع مشخص نموده و سند مورد نظر را بر اساس شماره، شاخص و ... جستجو نماييم.

پس از انجام اين عمل و زدن كليد تاييد كپي، يك كپي از سند انتخابي در صفحه سند انبار، ايجاد مي گردد؛ درصورتيكه پنجره سند انبار خالي نباشد، سند مورد نظر در ادامه محتويات آن كپي خواهد شد. همچنين با انتخاب ''گزينه حذف سطرهاي سند هنگام كپي'' اين امكان ايجاد مي‌شود تا قبل از كپي شدن رديفهاي سند، محتويات آن به طور اتوماتيك حذف شود. در صورتي كه تعدادي از سطرهاي سند مورد نظر جهت عمليات كپي نياز باشد ميتوان از آيتم انتخاب سطرها، واقع در كنار هر رديف سطرهاي دلخواه را انتخاب و سپس از كليد كپي استفاده نمود، در اين صورت فقط سطرهاي انتخاب شده كپي خواهند شد.

انبار مبدا : در اين حوزه انبار مبدا انتخاب مي شود و بيانگر انباري مي باشد كه حواله از آن صادر مي شود

ليست قيمت : در اين حوزه ليست قيمت انتخاب مي شود و مي توان قيمت كالا ها را بر اساس ليست هاي قيمت از قبل تعريف شده به صورت اتوماتيك وارد نمود.

پنجره اطلاعات شناسايي سند

اين بخش مربوط به اطلاعات شناسايي سند مي باشد و كليات سند در اين بخش وارد ميشود، حوزه هاي اطلاعاتي اين پنجره شامل تاريخ، شماره، شماره دستي، شاخص، عنوان، علت ورود و خروج،‌ شخص و انبار مقصد مي باشد و به تفصيل به شرح هر كدام خواهيم پرداخت. همان طور كه قبلا مشاهده نموديد در بخش  اطلاعات شناسايي رسيد و حواله يك حوزه به عنوان شماره و يا يك حوزه به عنوان شاخص وجود دارد اما در پنجره انتقال بين انبارها براي اين عناوين داراي دو حوزه در نظر گرفته شده است، علت اين امر اختصاص دادن مجزاي اين اطلاعات به برگه رسيد و حواله انتقالي ميباشد يعني يك شماره به حواله اختصاص داده مي شود و يك شماره به رسيد(اين شماره گذاري بر اساس ترتيب تاريخ براي هر انبار انجام مي شود) و همين طور موارد ديگري كه در اين برگه بصورت تكراري بكار برده شده است.

تاريخ

هر سند انبار داراي تاريخي است كه بيانگر تاريخ ورود و خروج كالاها به انبار است و بايد آن را در زمان ثبت سند انجام شود. درج اين تاريخ الزامي بوده و بدون آن اجازه ثبت، صادر نخواهد شد. ‌تاريخ سند تعيين كننده شماره سند خواهد بود (رجوع به مبحث "شماره" در همين قسمت).

شماره دستي

درصورت وجود سندهاي دستي (كاغذي) كه از قبل صادر شده اند، ميتوان شماره اين اسناد را در حوزه "شماره دستي" درج نمود و بدينوسيله ارتباط ميان اسناد دستي و اسناد كامپيوتري را حفظ كرد. بنابراين اين شماره در صورت نياز و توسط كاربر وارد ميشود. در صورت لزوم از اين حوزه ميتوان براي درج هر شماره مرتبط ديگري با سند، استفاده كرد.

لازم به ذكر است كه درج شماره دستي الزامي نبوده و ميتوان آن را خالي گذاشت.

عنوان سند

عنوان سند به منظور تخصيص نام دلخواه، به سند انبار طراحي شده است. از اين عنوان ميتوان براي جستجوي سند نيز استفاده نمود. 

علت ورود يا خروج

در اين حوزه ليست علت هاي تعريف شده فعال نمايش داده مي شود و ميتوان از آن استفاده نمود.

شخص

نام شخص حقيقي و يا حقوقي مورد نظر كه ميتواند تحويل دهنده و تحويل گيرنده كالا باشد، در اين حوزه درج ميگردد.(نام اين اشخاص مي بايست از قبل تعريف شده باشد. رجوع به مبحث تعريف اشخاص.)

شاخص

شاخص بطور اتوماتيك و بصورت منحصر بفرد، توسط سيستم به هر سند انبار اختصاص يافته و در تمامي سالهاي مالي يكتا خواهد بود. اين شماره ها پس از ثبت سند جديد، ايجاد شده و حتي با حذف، اصلاح تاريخ و يا اعمال ساير تغييرات بر روي آن، تغيير نخواهد يافت.

همانگونه كه خواهيم ديد، شماره سند بعلت احتمال تغييرات نميتواند روش مناسبي براي جستجوي اسناد باشد (رجوع به مبحث "شماره" در همين بخش)، اما به دليل يكتا بودن شاخص، اين حوزه مطمئن ترين شيوه براي جستجوي سند انبار محسوب ميشود.

شماره

اين شماره بطور اتوماتيك توسط سيستم به هر سندي كه ثبت ميشود، اختصاص ميابد. شماره سند در هر سال و براي هر انبار، از 1 شروع شده و رابطه مستقيم با تاريخ سند دارد. بعنوان مثال اگر شماره سند انبار ثبت شده در تاريخ 20/06/83 ، 100 باشد، شماره سندي كه در تاريخ 19/06/83 ثبت شده است، حتما كوچكتر از 100 و شماره سندي كه در تاريخ 21/06/83 درج ميگردد، حتما بزرگتر از 100 خواهد بود؛ چرا كه حتي در صورت حذف يك سند و يا درج سند جديد مابين تاريخهاي قبلي، سيستم بطور خودكار شماره سندها را مرتب خواهد كرد تا بدينوسيله پيوستگي شماره سند با تاريخ، همواره حفظ گردد. بدين ترتيب شماره سند هميشه از 1 به ترتيب و مرتب ميباشد.

بنا بر آنچه گذشت، شماره سند انبار يك حوزه مطمئن براي جستجوي آن نمي‌باشد؛ چرا كه ممكن است مطابق آنچه توضيح داده شد، تغيير نمايد. در اينجاست كه موضوع "شاخص" مطرح مي‌شود (رجوع به مبحث "شاخص" در همين بخش).

انبار مقصد

براي مشخص نمودن انباري كه ميخواهيم كالاها در آن رسيد شود از اين حوزه استفاده مي نماييم، انبارهايي در اين حوزه به كاربر نمايش داده مي شود كه اجازه ثبت اسناد انتقالي آن انبار به وی در دسترسی کاربرها داده شده است

جدول جزییات سند

ورود اطلاعات در این جدول همانند جدول جزییات رسید و حواله می باشد (رجوع به مبحث رسید)

صدور سند جدید

برای درک بهتر مطلب به مثال زیر توجه نمایید.

مثال :

فرض کنید میخواهیم یک سری از مواد اولیه را با انبار در جریان ساخت منتقل نماییم برای این عملیات ابتدا یک سری پیش شرط لازم است که عبارتند : داشتن تاریخ مجاز در هر دو انبار، داشتن دسترسی به اسناد انتقال بین انبارها در هر دو انبار توسط کاربری که میخواهد این سند را ثبت نماید و اجازه صدور سند در انبارهای ذکر شده، در صورت داشتن دسترسی های بالا از منوی عملیات گزینه انتقال بین انبارها را انتخاب نموده و در پنجره باز شده بدین شکل عمل مینماییم

  1. انتخاب انبار مبدا
  2. زدن کلید سند جدید
  3. ورود تاریخ سند
  4. ورود شماره دستی برای انبار مبدا (ورود اطلاعات در این حوزه الزامی نمی باشد)
  5. ورود عنوان برای انبار مبدا (ورود اطلاعات در این حوزه الزامی نمی باشد)
  6. انتخاب علت خروج
  7. انتخاب شخص تحویل دهنده (ورود اطلاعات در این حوزه الزامی نمی باشد)
  8. انتخاب انبار مقصد
  9. ورود شماره دستی برای انبار مقصد (ورود اطلاعات در این حوزه الزامی نمی باشد)
  10. ورود عنوان برای انبار مقصد (ورود اطلاعات در این حوزه الزامی نمی باشد)
  11. انتخاب علت ورود
  12. انتخاب شخص تحویل گیرنده (ورود اطلاعات در این حوزه الزامی نمی باشد)
  13. انتخاب کالا در جدول جزییات با ورود مقدار و سایر اطلاعات مورد نیاز دیگر
  14. کلید ثبت سند

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites