اشخاص
اشخاص در سيستمهاي مختلف داراي مفاهيم متفاوتي بوده و عملكرد آن همانند يك زير سيستم مي باشد. به عنوان مثال يك شخص در سيستم حسابداري به عنوان يك سطح تفكيك حساب، در سيستم انبار به مفهوم تحويل دهنده و تحويل گيرنده كالا و در سيستم فروش به عنوان مشتري، در نظر گرفته مي شود .اين فصل در برگيرنده توضيحات جامعي پيرامون چگونگي تعريف، اصلاح، حذف، جستجو و طبقه بندي اشخاص مي باشد.
پس از مطالعه اين فصل، كاربر قادر خواهد بود تا به سهولت اشخاص مورد نظر خود را تعريف و عمليات اصلاح و يا حذف اطلاعات مذكور را انجام دهد؛ همچنين چگونگي تعريف و تعيين طبقه بندي اشخاص را نيز فرا خواهد گرفت.
اضافه كردن شخص جديد
تعريف شخص توسط دكمه "اضافه نمودن شخص جديد" در پنجره تعاريف اشخاص و يا كليد "+" در پنجره ميانبر اشخاص، صورت مي پذيرد؛ بدين صورت كه با كليك نمودن دكمه فوق، پنجره اي نمايش مي يابد كه اطلاعات مورد نظر از قبيل كد، نام، نام خانوادگي، نوع شركت، كد اقتصادي، نام سرپرست، پست الكترونيكي، تلفن، نمابر، طبقه بندي، كشور، استان، شهر، كد پستي، آدرس، فعاليت، ملاحظات، تصوير و غيره مي باشد. لازم به ذكر است كه در جدولي تحت عنوان "تلفن ها"، ميتوان براي هر شخص تعداد نامحدودي تلفن، فكس و موبايل را تعريف نمود. همچنين جدول زيرين، به ورود اطلاعات اشخاص وابسته به شركت هاي حقوقي اختصاص دارد. درصورتيكه شخص حقيقي معرفي شده، از پرسنل شركت باشد، بايد گزينه "پرسنل شركت" انتخاب گردد؛ بدينوسيله شخص مذكور درسيستم حقوق و دستمزد به عنوان پرسنل، معرفي مي گردد. درصورتيكه شخص حقيقي و يا حقوقي معرفي شده، نماينده شركت باشد، بايد گزينه "نماينده " انتخاب گردد؛ بدينوسيله شخص مذكور درسيستم فروش به عنوان نماينده، معرفي ميگردد.كليدهايي عملياتي در اين پنجره به شرح زير مي باشند:
ثبت تغييرات
به منظور ثبت تغييرات جديد درج شده در اين پنجره، از دكمه "ثبت تغييرات" و يا كليدهاي "Ctrl+S" به طور همزمان، استفاده مي شود.
انصراف از تغييرات
براي انصراف از تغييرات درج شده در اين پنجره، از دكمه "انصراف از تغييرات" و يا كليدهاي "Ctrl+Z" به طور همزمان، استفاده مي شود.
ايجاد ركورد جديد
پس از ثبت اطلاعات، دكمه "ايجاد ركورد جديد" فعال مي شود؛ اين دكمه پنجره تعريف شخص را مجددا آماده ورود اطلاعات مي سازد كه به كمك آن ميتوان كليه اشخاص را پي در پي تعريف نمود. درصورتيكه اطلاعات در حال تغيير بوده و هنوز ثبت نشده باشند، اين دكمه، غير فعال مي باشد.
خروج
اين دكمه، براي خروج و بستن پنجره تعبيه شده است. دكمه "خروج" زماني فعال مي باشد كه پنجره در حالت تغيير اطلاعات نباشد؛ بدين معني كه اطلاعات ثبت شده و يا از ثبت آنها انصراف حاصل شده باشد.
اصلاح مشخصات شخص
اصلاح اطلاعات شخص توسط دكمه "اصلاح مشخصات شخص"، صورت مي پذيرد؛ بدين صورت كه با كليك نمودن دكمه فوق، پنجره اي نمايش مي يابد كه كاملا مشابه صفحه ايجاد شخص جديد مي باشد (رجوع به "تعريف شخص جديد"). به منظور اصلاح اطلاعات فوق، كافيست تا حوزه هاي مورد نظر را ويرايش و تغييرات را ثبت نمود.
حذف شخص
به منظور حذف مشخصات شخص، بر روي اطلاعات شخص مورد نظر از كليد "حذف شخص" استفاده نماييد؛ در اين صورت ابتدا پيغامي به منظور اخذ تاييدية حذف كاربر پرسيده شده و درصورت تاييد، مشخصات مورد نظر حذف مي گردد. در صورتي كه شخص در برنامه هاي مختلف گردش داشته باشد امكان حذف آن وجود ندارد.
با كليك نمودن دكمه "پيش نمايش" در نوار ابزار اصلي برنامه، ليست موجود بر روي صفحه، ابتدا به حالت پيش نمايش چاپ، نشان داده و در صورت نياز ميتوان آن را چاپ نمود.
جستجوي شخص
در اين پنجره ميتوان شخص حقيقي و يا حقوقي مورد نظر را با استفاده از امكانات طراحي شده در آن، جستجو نمود. به منظور جستجوي اشخاص، بخشهاي زير مورد استفاده قرار خواهند گرفت:
عبارت مورد نظر جهت جستجو
عبارت مورد نظر براي جستجو، شامل تمام و يا بخشي از مشخصات شخص حقيقي يا حقوقي مورد نظر، در كادري تحت عنوان "جستجو" درج مي گردد.
محدوده جستجو
جستجوي اشخاص مي تواند بر اساس حوزه هاي كد، نام، آدرس، فعاليت و نام شخص داخل موسسه، صورت پذيرد. با انتخاب هر يك از حوزه هاي مذكور و يا تركيبي از آنها، عبارت مورد جستجو در حوزه هاي انتخاب شده جستجو خواهد شد.
تطابق
انتخاب گزينه "شامل تمام حروف"، موجب مي شود تا تمام كلمات مورد جستجو، به عنوان يك عبارت درنظر گرفته شده و عيناٌ در حوزه ها جستجو گردد؛ در غير اين صورت تركيبي از كلمات، به طور مجزا مورد جستجو قرار خواهد گرفت. به عنوان مثال اگر عبارت "شركت هواپيمايي" مورد جستجو و اين گزينه نيز انتخاب شده باشد، كل عبارت مذكور مورد جستجو قرار خواهد گرفت؛ در غير اين صورت، اشخاصي كه در مشخصات خود شامل كلمات "شركت" و "هواپيمايي" به طور مجزا هستند، نشان داده خواهند شد.
تعريف طبقه بندي اشخاص
از طريق اين پنجره، ميتوان يك طبقه بندي درختي و نامحدود را، براي اشخاص تعريف نموده و سپس آنها را به اين طبقه بندي ها، اختصاص داد. كاربرد عمده طبقه بندي، در انجام عمليات گروهي بر روي اشخاص مي باشد. به عنوان مثال در سند حسابداري، ميتوان به جاي تخصيص يك شخص خاص به يك حساب، يك طبقه از اشخاص را به آن حساب، نسبت داد. لازم به ذكر است كه انجام اين عمليات در ابتداي راه اندازي و شروع به كار با سيستم ضرورتي نداشته و ميتوان آن را در هر زماني انجام داد.(با راست كليك ماوس در اين پنجره مي توان كليد هاي ميانبر را مشاهده نمود) تعريف طبقه بندي جديد به منظور تعريف طبقه بندي، كافيست تا "كد طبقه بندي" و "عنوان طبقه بندي" را توسط راست كليك كردن بر روي پنجره تعريف طبقه بندي و انتخاب گزينه "اضافه كردن آيتم هم سطح" (يا كليد ميانبر Ins)در حوزه هاي كد و نام وارد نمود. براي درج طبقه بندي در سطوح ديگر و وابسته به اولين سطح تعريف شده، ابتدا رديف طبقه مورد نظر را انتخاب و توسط كليد هاي ميانبر Ctrl+Ins (يا راست كليك و انتخاب گزينه "اضافه كردن زير آيتم") طبقه جديد و وابسته به سطح قبلي را ، تعريف و به همين روش ميتوان تا چندين سطح دلخواه، ايجاد نمود.
اصلاح طبقه بندي موجود
به منظور ويرايش اطلاعات درج شده، كافيست تا كد و يا عنوان طبقه بندي مورد نظر را انتخاب و با استفاده از كليد F2(يا راست كليك انتخاب گزينه اصلاح) اصلاح نمود.
حذف طبقه بندي موجود
به منظور حذف اطلاعات درج شده، كافيست تا رديف مورد نظر را انتخاب و از كليدهاي "Ctrl+D" (كليدهاي Control و D بطور همزمان) استفاده نمود.
تعيين طبقه بندي اشخاص
اين پنجره به منظور تخصيص طبقه بندي هاي تعريف شده به اشخاص مورد نظر (رجوع به قسمت "تعريف طبقه بندي اشخاص")، تعبيه شده است. بدين معني كه از طريق اين پنجره، اشخاص به طبقه بندي هاي ايجاد شده نسبت داده مي شوند. پس از انجام اين عمليات، ساختار طبقه بندي مذكور بر روي كليه اشخاص طبقه بندي شده، اعمال گرديده و آماده گزارشگيري خواهد بود.
روش تعيين طبقه بندي اشخاص
همانگونه كه در شكل مشاهده مي گردد، تخصيص طبقه بندي به اشخاص، از طريق چهار جدول صورت مي پذيرد. با باز شدن اين پنجره، عناوين طبقه بندي ها در جداول فوقاني صفحه،نمايش داده مي شوند. براي تعيين طبقه بندي اشخاصي كه به هيچ طبقه اي تعلق ندارند، ابتدا گزينه "اشخاص بدون طبقه بندي" انتخاب مي شود. دراين صورت اسامي اشخاص در جدول پايين واقع در سمت چپ صفحه، نمايان شده و جدول فوقاني آن غير فعال مي گردد؛ با انتخاب يك يا چند شخص دلخواه از اين جدول و تعيين طبقه بندي مورد نظر از جدول سمت راست بالاي پنجره، و با استفاده از كليد فلش انتقال، آيتم هاي انتخاب شده، به جدول سمت راست در پايين صفحه منتقل و به طبقه مذكور، تخصيص مي يابند. در صورت نياز به انتقال اشخاص از طبقه اي به طبقه ديگر، ميبايست طبقه اي را كه شخص مورد نظر در آن واقع شده است، از جدول فوقاني سمت چپ پنجره، انتخاب نمود؛ در اين صورت اسامي تمامي اشخاص متعلق به طبقه مذكور، در جدول زيرين آن نمايش يافته و ميتوان شخص دلخواه را به روشي كه در بالا توضيح داده شد، به طبقه بندي جديد، تخصيص داد. لازم به ذكر است كه انتخاب بيش از يك شخص در جداول پاييني، با نگاه داشتن كليد "Ctrl" و انتخاب رديف هاي مورد نظر با ماوس امكانپذير خواهد بود. در صورتي كه رديف هاي انتخابي به صورت متوالي باشد نيز ميتوان از كليد Shift استفاده نمود.
اشخاص بدون طبقه بندي
انتخاب اين گزينه موجب مي شود تا تمامي اشخاصي كه به هيچ طبقه بندي تعلق ندارند، در جدول سمت چپ پايين صفحه، نمايش يابند. لذا اين گزينه، حداقل يك بار و هنگام تعيين طبقه بندي اشخاص براي اولين بار و زماني كه هنوز هيچ شخصي به طبقه اي تخصيص داده نشده است، مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
كليدهاي انتقال آيتمهاي انتخاب شده
اين كليد ها به منظور انتقال آيتم هاي انتخابي بين جداول پاييني، به كار مي روند. دكمه فلش سمت راست براي انتقال آيتم ها ي انتخاب شده از چپ به راست و دكمه فلش سمت چپ براي انتقال آيتم ها از راست به چپ استفاده مي شوند.
كليد هاي انتقال همه آيتمهاي انتخاب شده
اين كليد ها به منظور انتقال كليه آيتم هاي موجود در جداول پاييني، به كار مي روند. دكمه فلش سمت راست براي انتقال همه آيتم ها از چپ به راست و دكمه فلش سمت چپ براي انتقال همه آيتم ها از راست به چپ استفاده مي شوند. لازم به ذكر است كه اين دكمه ها در شرايط فعال هستند كه گزينه "اشخاص بدون طبقه بندي"، انتخاب نشده باشد.
تعريف شهرها
با استفاده از اين پنجره مي توان اسامي كشورها، استانها و شهرهاي مورد نظر مربوط به آن را، تعريف نمود. اين اسامي در هنگام تعريف مشخصات اشخاص و به منظور مشخص نمودن آدرس آنان، مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
تعريف كشور، استان، شهر جديد
به منظور تعريف كشور، كافيست تا نام و كد آن را در جدول "كشور" وارد نمود؛ حال براي تعريف استانها، با انتخاب كشور مورد نظر، ميبايست نام و كد استانها را در جدول "استان" كه در ميانه پنجره واقع شده است،درج نمود. به همين روش و با انتخاب استان مورد نظر، ميتوان شهرهاي مربوط به هر استان را در جدول "شهر"، ثبت نمود.
اصلاح كشور، استان، شهر موجود
به منظور ويرايش اطلاعات درج شده، كافيست تا نام و يا كد مورد نظر را انتخاب و آن را اصلاح نمود.
حذف كشور، استان، شهر موجود
به منظور حذف اطلاعات درج شده، كافيست تا رديف مورد نظر را انتخاب و از كليدهاي Ctrl+Del (كليدهاي Control و Delete به طور همزمان) استفاده نمود.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured multi-format Help generator