تاييد اسناد
تاييدها به معني امضاي زير سند حسابداري مي باشند. همانطور كه زير اسناد كاغذي امضا وجود دارد، اين سيستم نيز داراي امضا ميباشد. هر كاربري كه با كلمه عبور خود وارد سيستم ميشود، ميتواند در صورت داشتن مجوز، سند حسابداري را تاييد نمايد. در فرمهاي چاپي سند نيز، اين تاييدها و اسامي تاييد كنندگان آنها، ثبت ميگردد.
بدين منظور چهار تاييد در قسمت انتهايي پنجره سند حسابداري، تعبيه شده اند. درصورتيكه كاربر داراي اين مجوز باشد (رجوع به فصل "تعاريف" مبحث "تعريف كاربران")، بسته به نوع مجوز (تاييد اول، دوم، سوم و يا چهارم)، گزينه متناظر آن فعال شده و كاربر ميتواند با انتخاب آن، سند را تاييد نمايد.
به عنوان مثال در نظر بگيريد كه شركتي داراي حسابدار، رئيس حسابداري، مدير مالي و مدير عامل ميباشد. در اين صورت حسابدار ميتواند داراي مجوز ثبت سند و تاييد اول باشد؛ يعني يك حسابدار بتواند هر سند را ثبت نموده و خود بتواند تاييد اول سند را انجام دهد. همچنين ميتوان براي رئيس حسابداري اجازه تاييد دوم را صادر نمود و به مدير مالي اجازه تاييد سوم را داد. مدير عامل داراي مجوز تاييد نهايي يعني تاييد چهارم خواهد بود.
از مزاياي وجود اين گونه تاييدها، ثبت مشخصات كاربر و زمان انجام عمليات مي باشد. لازم به ذكر است كه بلافاصله پس از انجام اولين تاييد، كليه اطلاعات سند حسابداري غير قابل تغيير مي گردد مگر اينكه تائيدهاي سند برداشته شود. در عين حال اختصاص شماره به اسناد نيز ميتواند بعد از يك تاييد دلخواه انجام شود (رجوع به فصل "تعاريف" مبحث "تعريف كاربران"). به عنوان مثال اگر اختصاص شماره به اسناد پس از تاييد دوم در نظر گرفته شود، سند پس از تاييد اول شماره نداشته و به محض تاييد دوم شماره به آن اختصاص خواهد يافت. اين عمل شرايطي را فراهم ميآورد كه در يك سيستم تحت شبكه يا حتي در يك سيستم غير شبكه، كاربران عادي بتوانند اسناد بدون شماره را در سيستم ثبت نمايند؛ بنابراين ميتوان اسناد بدون شماره را كه هنوز از صحت آنها اطمينان حاصل نشده در گزارشات تاثير نداد.
درصورت انصراف از انجام عمليات تاييد، ميتوان با برداشتن تيك گزينههاي مربوط، سند را عدم تاييد نمود. لازم به ذكر است كه به منظور انجام تغييرات بر روي سند تاييد شده، نخست ميبايست آن را عدم تاييد نمود. بدين منظور كليه افرادي كه آن را امضا و تاييد نموده اند، ميبايست برعكس و به ترتيب از آخرين نفر، عمل نموده و تاييدهاي مربوط به خود را بردارند. در اين صورت سند، عدم تاييد شده و قابل ويرايش مي گردد. بعنوان مثال اگر سه نفر سندي را تاييد كرده باشند، ميبايست به ترتيب از نفر سوم تا اول تاييد ها را برداشته تا سند قابل اصلاح گردد.
)
ميتوان اين پنجره را در اختيار تاييد كنندگان قرار داد؛ كه اين كار بايد زمان تعريف كاربران صورت گرفته باشد (رجوع به مبحث "تعريف كاربران") چرا كه اين عمليات تنها در صورت داشتن مجوز تاييد، قابل انجام است.
روش نمايش اطلاعات اسناد در پنجره "تاييد اسناد"، روشي استاندارد ميباشد. بدين معني كه اسناد به صورت كل، معين و تفصيلي مشاهده مي گردند. در قسمت جزييات نيز بدهكاران در بالا و بستانكاران در پايين و همچنين جمع بدهكار و بستانكار در پايين سند مشاهده ميشوند.
به منظور تاييد كردن اسناد، كافيست تا پس از انتخاب سند مورد نظر، مرحله تاييد را انتخاب كرده و دكمه ثبت را كليك نمود (رجوع به مبحث "سند حسابداري").
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate Kindle eBooks with ease