كاربرها
امكانات و اختيارات يك كاربر در سيستم حسابداري از طريق پنجرة "تعريف كاربرها" تعيين مي گردد. مهمترين اختياراتي كه به يك كاربر در سيستم حسابداري بكر داده ميشود، اجازه صدور اسناد و تاييدهاي اول، دوم، سوم و چهارم،اجازه گزارش گيري و اختصاص شماره به سند ميباشد. در اينجا ابتدا به توضيح يكسري مفاهيم مشترك كه در اين پنجره ديده مي شود مي پردازيم و سپس پنجره اختصاصي مربوط به سيستم حسابداري را تشريح مي نماييم. اين پنجره به سه قسمت نوار ابزار، دسترسي هاي موجود در هر برنامه و تعريف و تعيين كاربر براي دسترسي هاي لازم مي باشد.
شامل كليد هاي زير ميباشد كه به تفصيل عبارتند از
خروج : از اين كليد براي خروج از پنجره كاربرها استفاده مي شود.
ثبت تغييرات: از اين كليد براي ثبت تغييرات انجام شده اسثفاده مي گردد.
انصراف از تغييرات: از اين كليد براي بازگشت به آخرين تغييرات انجام شده استفاده مي گردد.
در اين قسمت مي توان كاربران جديد را در برنامه تعريف نمود و يا دسترسي كابراني كه از قبل تعريف شده اند را تغيير داد و عبارتند از :
براي انتخاب كاربر و اختصاص دسترسي هاي لازم استفاده مي شود . به صورت همزمان مي توان چندين كاربر براي تعيين دسترسي هاي مشترك انتخاب نمود.
نامي است كه كاربر با آن شناسايي شده و در زمان ورود به برنامه از آن استفاده مي نمايد.
رمزي است كه كاربر براي ورود به سيستم از آن استفاده مي كند.
نام و نام خانوادگي كاربر مورد نظر است.
تعريف احتيارات عمومي كاربر از طريق انتخاب كاربر و گزينه دسترسي كاربران در قسمت بالايي پنجره تعريف مي شود و شامل موارد زير مي باشد:
در صورت انتخاب، كاربر مورد نظر فعال و داراي مجوز ورود به برنامههايي كه برايش تعريف شده مي باشد. در صورت عدم انتخاب اين گزينه، كاربر مورد نظر مجوز ورود به هيچ برنامهاي را نخواهد داشت. كاربرد اين گزينه زماني است كه بخواهيم اجازه ورود به تمامي برنامه ها را از كاربر بگيريم و آن را غير فعال نماييم. در اين صورت بهتر است كاربر را از سيستم حذف نكنيم تا دسترسي به سوابق وي امكان پذير باشد.
داشتن اين مجوز به معني توانايي تعريف، حذف، اضافه و تعيين سطح دسترسي كاربران در تمامي سيستم ها خواهد بود. معمولاٌ چنين شخصي يك مدير رده بالا مثل سوپروايزر مي باشد.
سمت سازماني كاربر در اين حوزه وارد مي شود.
انتخاب اين گزينه باعث خواهد شد تا كاربر بتواند برنامه هاي اجرايي بكر از جمله ميز كار ، برنامه حسابداري و ... را بروز نمايد.
انتخاب اين گزينه باعث خواهد شد تا كاربر بتواند گزارشات پويا را بروز نمايد
انتخاب اين گزينه باعث خواهد شد تا كاربر بتواند فرم هاي چاپي طراحي شده را بروز نمايد.
نكته: كاربري كه داراي دسترسي مديريت كاربران مي باشد به صورت پيش فرض ميتواند تمامي بروز رساني ها را انجام دهد.
حدود اختيارات كاربر در سيستم حسابداري
حدود اختيارات و سطح دسترسي يك كاربر در سيستم حسابداري از طريق انتخاب كاربر و برنامه حسابداري در اين پنجره و به روش زير صورت مي گيرد:
درصورت داشتن اين مجوز، كاربر ميتواند وارد سيستم حسابداري شود.
در صورت داشتن اين مجوز، كاربر ميتواند سال مالي پيش فرض برنامه كه در صفحه اصلي قابل دسترسي است را تغيير دهد و بدينوسيله به اطلاعات سالهاي مالي ديگر نيز دسترسي يابد.
بديهي است در صورت عدم داشتن اين مجوز، كاربر نميتواند سال مالي پيش فرض برنامه، را تغيير دهد . بدين وسيله به اطلاعات سالهاي مالي ديگر نيز دسترسي نخواهد داشت.
داشتن اين مجوز به معني توانايي مديريت كاربران و تعيين سطح دسترسي آنها در برنامه حسابداري به ساير اطلاعات مي باشد. لازم به ذكر است كه كاربر داراي اين مجوز، توان انجام اين عمليات را تنها در سطح سيستمي كه براي وي تعريف شده است دارد. دسترسي هاي مديريتي در حسابداري شامل دسترسي به تعيين تاريخ هاي مجاز، تنظيمات عمومي برنامه، انتقال گردش، تعيين فرم پيش فرض چاپ براي تمامي كاربران و تعيين دسترسي كاربران برنامه حسابداري مي باشد.
در صورت داشتن اين مجوز، كاربر قادر به حذف اطلاعات اسناد حسابداري، خواهد بود.
داشتن اين مجوز به معني توانايي ايجاد سند جديد حسابداري ميباشد.
با داشتن اين مجوز، كاربر اجازه تاييد اول سند حسابداري را خواهد داشت (رجوع به فصل "اسناد" مبحث "سند حسابداري").
با داشتن اين مجوز، كاربر اجازه تاييد دوم سند حسابداري را خواهد داشت (رجوع به فصل "اسناد" مبحث "سند حسابداري").
با داشتن اين مجوز، كاربر اجازه تاييد سوم سند حسابداري را خواهد داشت (رجوع به فصل "اسناد" مبحث "سند حسابداري").
با داشتن اين مجوز، كاربر اجازه تاييد چهارم سند حسابداري را خواهد داشت (رجوع به فصل "اسناد" مبحث "سند حسابداري").
:نكته
امكان تاييد اسناد در سيستم حسابداري به صورت گروهي وجود ندارد.
با داشتن اين مجوز، كاربر اجازه تخصيص شماره به اسناد حسابداري را خواهد داشت. اين كار مي تواند بسته به نوع مجوز در زمان هاي مختلفي (پس از ثبت، پس از تاييد اول، پس از تاييد دوم، پس از تاييد سوم، پس از تاييد چهارم) باشد. (رجوع به فصل "اسناد" مبحث "سند حسابداري").
اختصاص اين مجوز به كاربر به معني تعيين سطح گزارشگيري توسط وي مي باشد. به عنوان مثال در صورتيكه مجوز "كليه اسناد" تعريف شده باشد، كاربر مجاز است تا از كليه اطلاعات، گزارش بگيرد و درصورتيكه "پس از تاييد اول" تعريف شده باشد، كاربر قادر است تا كليه اسنادي را كه حداقل تاييد اول شده باشند، گزارشگيري كند؛ ساير گزينهها نيز به همين ترتيب عمل مي كنند. انتخاب گزينه "سطح گزارشگيري" كه در صفحه اصلي برنامه نمايش مي يابد نيز بر اساس همين اختيارات، براي هر كاربر تعيين خواهد شد.
گزينه هاي اين مجوز دقيقاٌ مانند "اجازه گزارشگيري" مي باشد؛ با اين تفاوت كه اين اختيار براي چاپ اسناد اعمال مي گردند.
با نمايش پنجره كاربرها، اسامي كاربران تعريف شده در سيستم در ليستي واقع در پايين صفحه، و نام شعب تعريف شده در سيستم، در ليستي واقع در زير مجموعه سيستم حسابداري، نمايش مي يابد. براي تعريف دسترسي كاربران، ابتدا كاربر مورد نظر را انتخاب، سپس با انتخاب شعبه يا شعبي كه ميخواهيم به وي حق دسترسي بدهيم ، كليه تنظيمات و حدود اختيارات مورد نظر، در سمت چپ صفحه نمايش مي يابد (اين تنظيمات عيناٌ مانند انتخاب هاي پنجره تعريف كاربران مي باشد) (رجوع به مبحث "تعريف كاربران").
به منظور ويرايش سطح دسترسي يك كاربر، كافيست تا نام كاربر و شعبه مورد نظر را انتخاب نموده و اصلاحات لازم را انجام داد.
به منظور حذف سطح دسترسي يك كاربر، كافيست تا نام كاربر و شعبه مورد نظر را انتخاب نموده و تمامي گزينهها را از حالت انتخاب برداشته و اجازه گزارشگيري و چاپ اسناد را نيز به گزينه "عدم امكان"، تغيير داد. بدين وسيله كاربر مذكور به اطلاعات شعبه مورد نظر دسترسي نخواهد داشت.
تعيين منوهاي كاربران
به منظور تعريف منوهاي فعال براي هركاربر ميتوان توسط آيتم "منوها" واقع در زير مجموعه حسابداري هر منو از برنامه را براي كاربر(ها) به حالت "فعال"،"غير فعال" و "غير قابل رويت" تنظيم نمود. براي اين كار كافي است از پنجره تعريف كاربرها، كاربر و منوي دلخواه انتخاب و وضعيت نمايش را تنظيم نمود.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce electronic books easily