دريافت اسناد
دريافت اسناد نيز همانند ارسال اسناد، در موسسات و سازمانهايي مورد استفاده خواهد بود كه داراي انبارهايي در سطح شهر و يا كشور ميباشند. لذا اين پنجره براي موسسات و شركتهايي كه تنها داراي يك انبار بوده و در يك مركز فعاليت مينمايند، قابل استفاده نخواهد بود. غالبا اطلاعات انبارهاي شعب، در محل بانك اطلاعاتي دفتر مركزي جمع آوري شده و به اطلاعات موجود در مركز افزوده ميشود و بدين طريق امكان دسترسي به آنها در مركز، ميسر ميباشد. اين عمليات با ارسال اطلاعات توسط شعب و دريافت آنها توسط مركز صورت ميپذيرد. براي ايجاد اين ارتباط و تبادل اطلاعات مابين شعب و مركز بايد از امكانات تعبيه شده در سيستم انبار تحت عناوين "ارسال اسناد" و "دريافت اسناد"، استفاده نمود.
اين پنجره نيز، براي دريافت اسناد ارسال شده از ساير شعب به انبار مركز مورد استفاده قرار ميگيرد. روش كار با اين پنجره به شرح زير ميباشد:
به منظور دريافت فايل اسناد ارسال شده از طرف شعب، ميبايست مكان استقرار فايل مذكور را تعيين نمود. براي اينكار كافيست تا با استفاده از كليد (انتخاب پوشه)، محل مورد نظر براي خواندن فايل مذكور را انتخاب نمود.
اين دكمه، به منظور خواندن و دريافت اطلاعات فايل ارسالي اسناد توسط شعب، مورد استفاده قرار ميگيرد. پس از انجام عمليات دريافت فايل، سيستم آماده انجام مراحل بعدي خواهد بود.
پس از دريافت اسناد ارسال شده توسط دكمه "دريافت"، ميبايست اطلاعات مذكور را بررسي نمود. اين امر به منظور كنترل صحت اسناد دريافتي و با استفاده از دكمه "بررسي اطلاعات" صورت ميپذيرد. درصورت عدم وجود خطا در عمليات مذكور، آمار كلي اسناد شامل ستونهاي كد انبار، نام انبار، از تاريخ، تا تاريخ، از شماره، تا شماره و تعداد رديفها، در جدول فوقاني پنجره نمايش ميابند؛ همچنين درصورت وجود هر گونه خطا در اطلاعات نظير وجود كالاها، كيفيتها، اشخاص و مراكز نامشخص و نيز علتهاي ورود و خروج كالا و واحدهايي كه در انبار مركز نامعلوم هستند، مشخصات و اطلاعات مذكور در جداول تعبيه شده در وسط پنجره و تحت عناوين فوق الذكر، مشاهده خواهند شد.
لازم به ذكر است كه زماني مجوز ثبت اسناد دريافتي صادر خواهد شد كه كليه مشكلات موجود در اطلاعات ارسالي برطرف شده و سيستم پيغام "اطلاعات دريافتي بدون اشكال است. ميتوانيد آنها را ثبت كنيد" را صادر نمايد.
- نكته :
- روش تطابق اطلاعاتي، نظير كالاها، اشخاص و مراكز در سيستم ارسال و دريافت اسناد بر مبناي كد مي باشد. بديهي است در صورت وجود دو كد يكسان ولي با نام هاي مختلف در شعب و مركز، اطلاعات دريافتي بر روي كدي كه در مركز مي باشد اضافه خواهد شد.
- تعيين پارامترها
درصورت صحيح بودن كليه اسناد ارسال شده، ميبايست پس از تعيين پارامترها و انجام تنظيماتي، اقدام به ثبت اطلاعات مذكور نمود. پارامترها و تنظيمات مورد نظر به شرح زير ميباشند:
با انتخاب محدوده زماني مورد نظر، تنها اسناد دريافتي مربوط به تاريخهاي تعيين شده، در سيستم ثبت خواهند شد.
به منظور ثبت اطلاعات دريافتي، ميبايست نوع اسناد مورد نظر تعيين گردد. انواع اسناد شامل موجودي اوليه، رسيد، حواله، رسيد اتوماتيك و حواله اتوماتيك بوده و درصورت انتخاب هريك از آنها، تنها اسناد دريافتي مربوط به آنها انتخابي در سيستم ثبت خواهد شد.
انتخاب انبار نيز موجب ميگردد تا اسناد دريافتي مربوط به همان انبار، در سيستم ثبت گردد.
اين بخش تعيين كننده چگونگي ثبت اسناد دريافتي، با تعيين محدوده شماره آنها خواهد بود. انتخاب محدوده شماره اسناد شامل گزينه هاي زير ميباشد:
كليه اسناد : انتخاب اين گزينه موجب ميشود تا كليه اسناد دريافتي، در سيستم ثبت گردند.
فقط شماره هاي موجود : اين گزينه به معناي ثبت اسنادي است كه شماره آنها در حال حاضر، در سيستم انبار مركز وجود دارد.
ساير شماره ها : با استفاده از اين گزينه نيز ميتوان اسنادي را ثبت نمود كه شماره آنها در سيستم انبار مركز، وجود ندارد.
درصورت انتخاب اين گزينه، قيمت حواله هاي دريافتي نيز، در سيستم ثبت خواهد شد.
اين گزينه زماني مورد استفاده قرار ميگيرد كه اطلاعات اصلي اسنادي مشابه اسناد دريافتي در انبار مركز وجود داشته باشد. بدينگونه اطلاعات اصلي اسناد مذكور، در سيستم ثبت خواهد شد.
- به عنوان مثال فرض كنيد تاريخ ثبت رسيد شماره 1 در شعبه مورخ 15/01/85 و در مركز مورخ 16/01/85 باشد. در اين صورت با انتخاب اين گزينه تاريخ سند در مركز به تاريخ 15/01/85 تغيير مي يابد.
- ثبت اسناد دريافتي
پس از دريافت اسناد و اطمينان از صحت كليه اطلاعات، با تعيين پارامترهاي مورد نظر، ميبايست اطلاعات اسناد دريافتي را در سيستم انبار مركز ثبت نمود. اينكار با استفاده از كليد "ثبت اسناد دريافتي"، صورت گرفته و پس از آن عمليات دريافت اسناد، به پايان ميرسد.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites