انبار گرداني
انبار گرداني حداقل يكبار و در پايان هر سال مالي صورت ميپذيرد.
اما درصورت لزوم ميتوان اين عمليات را بيش از يكبار در طي سال انجام داد. يكي از روشهاي معمول در عمليات انبارگرداني، استفاده از برگه هاي (Tag) شمارش شامل سه قسمت شمارش اول، شمارش دوم و شمارش نهايي ميباشد. بدينصورت كه براي هر كالايي در هر قفسه يك برگه شمارش، تخصيص يافته و در محلهاي مربوط به آن (در انبار) نصب ميگردند (رجوع به فصل "گزارشات" مبحث "برگه هاي شمارش براي انبارگرداني"). پس از انجام شمارش اول، تعداد اقلام بر روي برگه ها نوشته شده و از محل نصب، جدا شده و نتايج شمارش، در ليست كامپيوتري وارد ميگردد. سپس شمارش دوم و سوم انجام شده و هر گونه اختلاف مابين شمارش سوم و موجودي، توسط برنامه محاسبه ميشود.برگه هاي tag را ميتوان از گزارش ليست كالا جهت عمليات انبار گرداني تهيه نمود.
به منظور انجام عمليات انبارگرداني در اين پنجره، درصورتيكه حداقل يكبار عمليات مذكور در سال جاري انجام شده باشد، ابتدا ميبايست اطلاعات قبلي انبارگرداني را حذف نموده و سپس انبار مورد نظر را انتخاب نموده و محاسبه اوليه را انجام داد. مرحله بعدي، چاپ فرم و وارد نمودن اطلاعات شمارش ها در ستونهاي مربوط به آنها ميباشد. محاسبه اختلاف نيز در مرحله پاياني انجام پذيرفته و درصورت تمايل ميتوان اسناد اصلاحي را صادر نمود. لازم به ذكر است كه درصورت نياز به محاسبه قيمت، ميتوان عمليات مذكور را در هر مرحله و حتي پس از انجام شمارشها، انجام داد. در قسمتهاي بعد، عملكرد مراحل مورد نظر به تفصيل شرح داده خواهند شد.
عنوان انبار مورد نظر براي انجام عمليات انبارگرداني، از ميان اسامي انبارهاي موجود كه در جدولي نمايش ميابد، انتخاب ميگردد. عمليات مذكور، براي هريك از انبارهاي موجود بطور جداگانه انجام مي پذيرد .
براي محاسبات انبارگرداني در اين پنجره، از كليدها و پارامترهاي زير استفاده ميشود:
انتخاب اين پارامتر موجب ميشود تا عمليات انبارگرداني براي كليه انبارهاي موجود در سيستم، انجام پذيرد.
به منظور حذف اطلاعات پيشين انبارگرداني، اين دكمه مورد استفاده قرار ميگيرد. درصورت استفاده از اين كليد ابتدا پيغامي به منظور اخذ تاييدية حذف از كاربر پرسيده شده و درصورت تاييد، اطلاعات مورد نظر حذف ميگردند.
همانگونه كه پيشتر عنوان شد، درصورتيكه عمليات مذكور حداقل يكبار در سال جاري انجام شده باشد، ابتدا ميبايست اطلاعات قبلي انبارگرداني را حذف نموده و سپس به مراحل بعدي پرداخت.
استفاده از اين دكمه موجب ميشود تا عمليات محاسبات اوليه انبارگرداني، صورت پذيرد. اينكار با اخذ تاييد كاربر، انجام خواهد شد؛ و نتايج محاسبات مذكور شامل مشخصات كالا و موجودي آن، در جدول موجود در پنجره نمايش داده شده و غير قابل تغيير ميباشند. پس از انجام اين عمليات ميتوان نتايج حاصل از شمارش ها را در ستونهاي مربوط به آنها، ثبت نمود.
به منظور انجام محاسبه قيمت، از اين دكمه استفاده ميگردد. اين عمليات نيز با اخذ تاييد كاربر انجام شده و پس از آن، قيمتهاي محاسبه شده در ستونهاي "في" و "قيمت"، در جدول درج خواهند شد. اين مبالغ غير قابل تغيير ميباشند.
محاسبه قيمت را ميتوان در هر مرحله از عمليات انبارگرداني و حتي پس از انجام شمارشها، انجام داد.
:درج نتايج شمارش ها و چاپ فرمهاي مربوط به آن با استفاده از تنظيم پارامترها و دكمه هاي زير صورت ميگيرد
انتخاب اين پارامتر موجب ميشود تا عمليات مورد نظر براي كليه انبارهاي موجود در سيستم، انجام پذيرد.
با انتخاب هر يك از گزينه هاي "شمارش اول"، "شمارش دوم" و "شمارش سوم"، عمليات مربوط به چاپ فرم، تكميل و پاك نمودن، براي شمارش تعيين شده انجام خواهد شد.
اين دكمه، امكان چاپ فرم شمارشي كه در بالا انتخاب شده است، فراهم ميشود. بعنوان مثال درصورتيكه گزينه "شمارش دوم" انتخاب شده باشد و دكمه "چاپ فرم" مورد استفاده قرار گيرد، ليست شمارش مربوط به شمارش دوم، مطابق شكل چاپ خواهد شد.
با استفاده از اين امكان ميتوان به جاي درج نتايج حاصل از شمارش در ستون مربوطه، ستون شمارش مورد نظر را با مقادير ستون "موجودي"، تكميل نمود. اين عمليات كه با اخذ تاييد از كاربر صورت ميپذيرد، تنها براي رديفهايي اعمال خواهد شد كه در ستون شمارش مربوطه، داراي مقدار نباشند. بعنوان مثال درصورتيكه گزينه "شمارش اول" انتخاب شده باشد و درصورت استفاده از كليد "تكميل"، سيستم پيغام "با اجراي اين قسمت، سطرهاي خالي شمارش اول با ستون موجودي پر ميشود. ادامه؟" را صادر نموده و با تاييد كاربر، ستون شمارش اول، با مقادير ستون "موجودي" تكميل خواهد شد.
عملكرد اين كليد كاملا برخلاف دكمه "تكميل" ميباشد. بعبارت ديگر ستون مربوط به شمارش تعيين شده را خالي مينمايد. اين عمليات نيز با صدور پيغام و اخذ تاييد از كاربر، توسط سيستم انجام خواهد شد. بعنوان مثال درصورتيكه گزينه "شمارش اول" انتخاب شده باشد و درصورت استفاده از كليد "پاك كردن"، سيستم پيغام "با اجراي اين قسمت، ستون شمارش اول پاك ميشود. ادامه؟" را صادر نموده و با تاييد كاربر، مقادير ستون شمارش اول، خالي خواهند شد.
استفاده از اين دكمه موجب ميشود تا اختلاف موجودي كالاها، بر اساس مقادير مندرج در ستونهاي "موجودي" و "شمارش سوم" محاسبه و در ستون "اختلاف" نمايش يابد؛ لذا ميبايست كليه ستونهاي شمارش حتما در جدول درج شده باشند. درصورت عدم انجام شمارش دوم و يا سوم در عمليات انبارگرداني، ميتوان با استفاده از دكمه "تكميل"، اطلاعات ستونهاي مذكور را تكميل نمود (رجوع به مبحث "درج شمارشها" در همين بخش).
عمليات محاسبه اختلاف نيز با صدور پيامي از طرف سيستم و درصورت تاييد كاربر، انجام خواهد شد. درج عدد مثبت در ستون "اختلاف" به معناي بيشتر بودن تعداد شمارش سوم نسبت به موجودي محاسبه شده توسط سيستم ميباشد؛ درصورتيكه رقم شمارش سوم كمتر از تعداد موجودي باشد، اختلاف آنها بصورت منفي نشان داده خواهد شد.
درصورت وجود اختلاف مابين شمارش سوم و موجودي محاسبه شده توسط سيستم، ميتوان با استفاده از اين كليد، اسناد اصلاحي مربوط به موارد اختلاف را، بطور اتومانيك و توسط سيستم صادر نمود. بدينگونه كه براي كالاهاي اضافي موجود در انبار، رسيد و براي كالاهايي كه موجودي آنها كمتر ميزان لازم ميباشد، حواله و با عنوان "سند اصلاحي انبارگرداني"، صادر ميگردد.
حدود اختيارات كاربران براي انجام عمليات انبارگرداني، در سه سطح اپراتور، سرپرست و مدير قابل تعريف ميباشد (رجوع به فصل "تعاريف و تنظيمات" مبحث "تعريف كاربرها"). هر يك از كاربران مذكور، در اين پنجره داراي اختيارات زير خواهند بود:
كاربري كه بعنوان اپراتور براي عمليات انبارگرداني معرفي ميشود، تنها ميتواند انبار را انتخاب نموده و اطلاعات شمارش ها را در ستونهاي جدول، وارد كند. در اين حالت كليدها و انتخابهاي مربوط به عمليات انبارگرداني مشاهده نشده و كليدها و انتخابهاي مربوط به شمارش، محاسبه اختلاف، صدور اسناد اصلاحي و ستون "خاتمه" در جدول انبارها، فعال نخواهند بود.
كاربر با اختيارات سرپرست نيز، علاوه بر توانايي در ثبت اطلاعات شمارش ها در ستونهاي جدول، قادر خواهد بود تا فرمهاي مربوط به شمارشها را چاپ، ستونها را تكميل و پاك نمايد. كليدها و انتخابهاي مربوط به عمليات انبارگرداني، محاسبه اختلاف، صدور اسناد اصلاحي و ستون "خاتمه" در جدول انبارها، براي سرپرست فعال نخواهند بود.
كاربري كه داراي اختيارات مدير يت است ، هيچگونه محدوديتي در انجام عمليات انبارگرداني نداشته و مجاز به انجام تمامي عمليات قابل اجرا در اين پنجره خواهد بود.
درصورت اطمينان از صحت عمليات انبارگرداني انجام شده، ميتوان براي جلوگيري از بروز تغييرات احتمالي در اطلاعات حاصل شده، انبار مورد نظر را قفل نموده و عمليات انبارگرداني را خاتمه داد. بدين منظور ميبايست ستون "خاتمه" براي انبار مورد نظر را، واقع در جدول انتخاب انبارها، انتخاب نمود. دراين صورت اطلاعات مذكور قفل و غير قابل تغيير خواه د شد . لازم به ذكر است كه اينكار تنها توسط كاربري با اختيار مديريت، امكان پذير ميباشد.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites