سرفصل هاي حسابداري
سرفصل هاي حسابداري از مهمترين تعاريف سيستم حسابداري ميباشد. در اين پنجره كد و نام حسابهاي "كل " ، "معين" و "تفصيلي" تعريف مي گردند. در ابتداي كار، تعريف سرفصل هاي حسابداري به منظور درج سند حسابداري (خصوصاٌ در روش سنتي حسابداري) كافي خواهد بود؛ بدين معني كه تنها پس از تعريف حسابهاي "كل"، "معين" و "تفصيلي"، كاربر قادر به درج سند حسابداري خواهد بود (توصيه ميشود در اين قسمت تمامي حسابها حداقل تا سطح معين تعريف شود و از تعريف بعضي حساب ها فقط در سطح كل اجتناب نمود). مجموع ارقام كل و معين و تفصيلي يك حساب مي تواند يك عدد 45 رقمي باشد و نام حساب آنها مي تواند يك رشته 100 حرفي باشد.
سرفصلهاي حسابداري شامل سه سرفصل "كل"، "معين" و "تفصيلي" مي باشد كه روش تعريف آنها به شرح زير است :
تعريف سر فصل كل درقسمت بالاي پنجره تعريف سرفصل ها صورت مي پذيردكه در قسمت كد، كد حساب كل (حداكثر 15 رقم) و در قسمت نام، نام حساب كل (حداكثر 100 حرف) وارد مي شود.
براي ايجاد سرفصل جديد در بين خطوط از كليدInsert و براي ايجاد در آخرين سطر از كليد ↓ استفاده ميشود.لازم به ذكر است كه در انتها، ترتيب نمايش كدينگ بر اساس كد حساب مي باشد..
روش تعريف سرفصل معين و تفصيل كاملا مشابه حساب كل مي باشد با اين تفاوت كه براي تعريف سرفصل معين ابتدا بايد حساب كل آن را انتخاب كرده و سپس به وارد نمودن كد و نام حساب معين اقدام نمود و براي تعريف حساب تفصيلي ابتدا حساب كل و معين مربوط را انتخاب كرده، سپس اقدام به وارد نمودن كد و نام حساب تفصيل نمود.
براي اصلاح كد و نام حساب موجود، كافيست بر روي كد و يا نام حساب مربوط قرار گرفته و اصلاحات مورد نظر را اعمال نمود.
حذف سرفصل حساب موجود، در اين پنچره توسط كليدهاي ctrl+delete . صورت مي پذيرد .بدين منظور كافي است بر روي سطر مورد نظر قرار گرفته و سرفصل را حذف نماييد. با توجه به آنكه در اسناد حسابداري از سرفصلهاي حسابداري استفاده ميگردد، بنابراين فقط سرفصل هايي قابل حذف ميباشند كه هيچگاه از آنها در اسناد حسابداري (در كليه سالهاي مالي)، استفاده نشده و نيز زير گروه نداشته باشند. به عنوان مثال نميتوان حساب معيني را كه براي آن حسابهاي تفصيلي تعريف شده حذف نمود. ابتدا بايد حسابهاي تفصيلي و سپس حساب معين را حذف نمود.
عدد درج شده در اين ستون بيانگر تعداد دفعات استفاده شده از سر فصل حساب در اسناد حسابداري مي باشد بديهي است در هنگام تعريف سرفصل اين حوزه تهي مي باشد.
اين انتخاب، بيانگر نوع كنترل و وضعيت حساب مورد نظر در هنگام ثبت سند حسابداري بوده و شامل گزينه هاي زير مي باشد:
درصورت انتخاب اين گزينه، هيچ كنترلي در هنگام ثبت سند، بر روي حساب مورد نظر صورت نمي گيرد.
با انتخاب اين گزينه، درصورتيكه حساب به صورت بستانكار وارد شود، پيغامي مبني بر غالباٌ بدهكار بودن حساب از طرف سيستم صادر شده ولي اجازه ثبت به صورت بستانكار داده خواهد شد.
با انتخاب اين گزينه، حساب فقط به صورت بدهكار وارد مي شود؛ درغير اين صورت پيغامي مبني بر فقط بدهكار بودن حساب از طرف سيستم صادر شده و از ثبت آن ممانعت به عمل خواهد آمد.
با انتخاب اين گزينه، درصورتيكه مانده حساب در هر مقطعي بستانكار شود، پيغامي مبني بر غالباٌ بدهكار بودن مانده حساب از طرف سيستم صادر شده ولي اجازه ثبت آن به صورت بستانكار داده خواهد شد.
با انتخاب اين گزينه، در صورتيكه مانده حساب در هر مقطعي بستانكار شود، پيغامي مبني بر فقط بدهكار بودن مانده حساب از طرف سيستم صادر شده و از ثبت آن ممانعت به عمل خواهد آمد.
با انتخاب اين گزينه، درصورتيكه حساب به صورت بدهكار وارد شود، پيغامي مبني بر غالباٌ بستانكار بودن حساب از طرف سيستم صادر مي شود ولي اجازه ثبت آن به صورت بدهكار داده خواهد شد.
با انتخاب اين گزينه، حساب فقط به صورت بستانكار وارد مي شود؛ درغير اين صورت پيغامي مبني بر فقط بستانكار بودن حساب از طرف سيستم صادر شده و از ثبت آن ممانعت به عمل خواهد آمد.
با انتخاب اين گزينه، درصورتيكه مانده حساب در هر مقطعي بدهكار شود، پيغامي مبني بر غالباٌ بستانكار بودن مانده حساب از طرف سيستم صادر شده ولي اجازه ثبت آن به صورت بدهكار داده خواهد شد.
با انتخاب اين گزينه، در صورتيكه مانده حساب در هر مقطعي بدهكار شود، پيغامي مبني بر فقط بستانكار بودن مانده حساب از طرف سيستم صادر شده و از ثبت آن ممانعت به عمل خواهد آمد.
درصورت ثبت خصوصيات فوق براي يك حساب كل، به طور پيش فرض اين خصوصيات به تمام حسابهاي معين آن كل و به تبع آن به كليه حسابهاي تفصيلي مورد نظر، اختصاص داده خواهد شد. درصورتيكه لازم باشد يك حساب معين خصوصيتي متفاوت با يك حساب كل داشته باشد، ميبايست آن حساب معين را جداگانه تعيين وضعيت كنيم. بنابراين گزينه "مشابه بالا" در كليه موارد به معناي به ارث بردن اين خصوصيت از سرفصل بالايي مي باشد.
در صورت عدم انتخاب وضعيت حساب، سيستم گزينه "بدون كنترل" را به عنوان پيش فرض درنظر مي گيرد.
اين انتخاب، بيانگر نوع كنترل و چگونگي ثبت مركز توجه (مركز هزينه) مورد نظر در هنگام ثبت سند حسابداري بوده و شامل گزينه هاي زير مي باشد:
درصورت انتخاب اين گزينه، هيچ كنترلي بر روي چگونگي ثبت مركز مورد نظر صورت نمي گيرد.
با انتخاب اين گزينه، در صورت انتخاب مركز هزينه، پيغامي مبتني بر لازم نبودن مركز از طرف سيستم صادر مي شود؛ و اجازه ثبت داده نخواهد شد.
با انتخاب اين گزينه، در صورت انتخاب مركز هزينه، پيغامي مبتني بر لازم نبودن مركز از طرف سيستم صادر مي شود؛ ولي اجازه ثبت آن به همان صورت داده خواهد شد.
با انتخاب اين گزينه، در صورت عدم انتخاب مركز هزينه، پيغامي مبتني بر لازم بودن مركز از طرف سيستم صادر مي شود؛ ولي اجازه ثبت به همان صورت داده خواهد شد.
با انتخاب اين گزينه، در صورت عدم انتخاب مركز هزينه، پيغامي مبتني بر لازم بودن مركز از طرف سيستم صادر و اجازه ثبت داده نخواهد شد.
مشابه بالا
اين گزينه درست مانند گزينه "مشابه بالا" كه پيشتر در قسمت وضعيت حساب توضيح داده شد، مي باشد؛ با اين تفاوت كه محدوديتهاي اين گزينه براي مركز اعمال مي گردد.
در صورت عدم انتخاب مركز، سيستم گزينه "مشابه بالا" را به عنوان پيش فرض درنظر مي گيرد.
محدوديتهاي اين انتخاب درست مانند موارد توضيح داده شده در قسمت "مركز" كه پيشتر توضيح داده شد، مي باشد؛ با اين تفاوت كه اين محدوديت ها براي تفكيك 1و2و3 اعمال مي گردد.
محدوديتهاي اين انتخاب درست مانند موارد توضيح داده شده در قسمت "مركز" كه پيشتر توضيح داده شد، مي باشد؛ با اين تفاوت كه اين محدوديت ها براي شخص اعمال مي گردد.
محدوديتهاي اين انتخاب درست مانند موارد توضيح داده شده در قسمت "مركز" كه پيشتر توضيح داده شد، مي باشد؛ با اين تفاوت كه اين محدوديتها براي پروژه اعمال مي گردد.
با انتخاب كليد ثبت پنجره سرفصل هاي حسابداري، كدهاي وارد شده و يا تنظيمات اعمال شده ثبت مي گردد.
در صورت عدم ثبت تغييرات و اصلاحات موجود در پنجره مي توانيد از كليد انصراف از تغييرات (كليد ميانبر Ctrl+Z)در اين پنجره استفاده نماييد.
توضيحات تخصصي
تعريف صحيح سرفصلهاي حسابداري، مراكز توجه (مراكز هزينه) و تفكيك ها، اشخاص و پروژهها، طبق سياستهاي مالي شركت مي باشد.
در سيستم هاي سنتي، تعريف مراكز، تفكيكها، اشخاص و پروژهها در سرفصل هاي حسابداري انجام مي پذيرفت ؛ ولي در سيستم حسابداري بكر شش سطح مستقل و جدا از سرفصلهاي حسابداري براي اين موضوع وجود دارد. در واقع درصورت عدم استفاده از اين شش سطح مستقل ميتوان فقط با اكتفا به سرفصلهاي حسابداري، سيستم حسابداري را پيش برد. اما در يك طراحي پيشرفته استفاده از اين شش سطح و خارج نمودن مراكز، اشخاص و پروژهها از سرفصل هاي حسابداري، حجم سرفصلها را كاهش داده و تغييرات سرفصلها در سالهاي مختلف تقريباٌ از بين مي رود؛ چرا كه آنچه كه در يك موسسه در سالهاي مالي مختلف تغيير مي كند اشخاص طرف حساب، پروژهها و مراكز مي باشد. همچنين اين موضوع موجب ايجاد امكان مقايسه سرفصلها در ادوار مالي مختلف و در يك كلام موجب جامعيت بخشيدن به سرفصلهاي حسابداري خواهد گرديد. لذا توصيه مي شود در ابتداي استفاده از اين سيستم ضمن بازنگري سرفصلهاي موجود، تفكيك لازم جهت استفاده از مراكز، تفكيكها، اشخاص و پروژهها صورت گيرد. با استفاده از اين شش سطح علاوه بر استخراج گزارشات سنتي رايج، گزارشات بسيار متنوعي جهت استفادههاي مختلف ايجاد مي شود.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free Web Help generator