درخواست كالا
از طريق اين پنجره مي توان درخواست كالا و درخواست خريد را در سيستم انبار ثبت نمود.
نوار ابزار در بالاترين قسمت اين پنجره تعبيه شده و شامل كليدهايي به شرح زير ميباشد.
خروج از پنجره: اين كليد جهت خروح از پنجره سند مي باشد.
تعيين مشخصات فرم: با استفاده از اين كليد ميتوان فرم چاپي را به صورت پيش فرض (براي كاربر فعال و يا تمامي كاربران) جهت چاپ از اسناد انتخاب نمود.
اولين درخواست: با استفاده از اين كليد ميتوان اطلاعات مربوط به اولين درخواست ثبت شده در سيستم را مشاهد نمود.
درخواست قبلي: اين كليد براي ديدن اطلاعات مربوط به درخواستهاي قبلي مورد استفاده قرار ميگيرد.
درخواست بعدي: استفاده از اين كليد اطلاعات مربوط به درخواستهاي بعدي را نمايش ميدهد.
آخرين درخواست: با استفاده از اين كليد نيز ميتوان اطلاعات مربوط به آخرين درخواست ثبت شده در سيستم را مشاهده نمود.
ثبت تغييرات: اين كليد براي ثبت تغييرات و يا درخواست جديد بكار ميرود. لازم به ذكر است اين كليد هنگامي فعال ميشود كه حداقل اطلاعات لازم در پنجره درخواست درج شده باشد.
انصراف از تغييرات: اين كليد به معناي انصراف از تغييرات يا ثبت درخواست ميباشد. لازم به ذكر است كه انصراف از تغييرات بايد قبل از ثبت درخواست انجام شود كه در غيراين صورت سند به آخرين وضعيت قبلي برگردانده ميشود.
حذف سند: با استفاده از اين كليد ميتوان درخواست مورد نظر را حذف نمود. لازم به ذكر است اسنادي كه تائيد شده باشند قابل حذف نميباشد.
ايجاد سند جديد: اين كليد به منظور ايجاد درخواست جديد مورد استفاده قرار ميگيرد.
كپي درخواست: در صورت درج درخواست مشابه ميتوان از كليد كپي سند استفاده نمود.
براي انجام عمليات در اين پنجره علاوه بر دكمههاي موجود در نوار ابزار كليدهاي ميانبر (Shortcut) نيز تعبيه شدهاند كه به انجام سريعتر عمليات درخواست كمك ميكند. منويي از اين كليدها با كليك كردن كليد راست ماوس در هر جاي سند به غير از جدول جزييات قابل مشاهده است. اين كليدها به شرح زير ميباشند:
استفاده از اين كليد موجب نمايش پنجره "جستجوي كالا" ميشود. بدينگونه ميتوان كالاي مورد نظر را يافته (رجوع به صفحه "ابزار" مبحث "جستجوي كالا") ومشخصات آنرا با استفاده از كليد Enter به صفحه درخواست منتقل كرد.
بخش فوقاني پنجره مربوط به مشخصات شناسايي درخواست، شامل شاخص، تاريخ، شماره دستي، شرح و شخص ميباشد:
هر درخواست داراي تاريخي است كه بيانگر تاريخ ايجاد درخواست كالا از انبار بوده وميبايست آن را در زمان ثبت درخواست وارد نمود. درج اين تاريخ الزامي بوده وبدون آن اجازه ثبت، صادر نخواهد شد.
در صورت وجود درخواست هاي دستي كه قبلا" صادر شده اند، ميتوان شماره اين اسناد را در حوزه "شماره دستي" درج نمود و بدينوسيله ارتباط ميان اسناد دستي و اسناد كامپيوتري را حفظ نمود.در صورت لزوم از اين حوزه ميتوان براي درج هر شماره مرتبط ديگري با درخواست، استفاده نمود.
لازم به ذكر است كه درج شماره دستي الزامي نبوده و ميتوان آن را خالي گذاشت.
از حوزه شرح ميتوان براي درج شرح يا نام دلخواه براي درخواست استفاده كرد.از اين شرح ميتوان براي جستجوي سند نيز استفاده نمود.
در اين حوزه نام شخصي كه وظيفه تاييد درخواست هاي كالا و خريد را بر عهده دارد درج ميشود.
جدول جزييات درخواست
مهمترين قسمت يك درخواست، جدولي بنام "جدول جزييات درخواست" ميباشد كه در وسط پنجره واقع شده و مشخصات اقلام درخواست شده از انبار در آن ثبت ميشود. حوزه هاي پيش فرض مندرج دراين جدول شامل اطلاعات زير ميباشد:
در اين حوزه، كد كالاي مورد نظر درج ميگردد. به محض ورود به اين ستون، ليستي از كد كالاهاي موجود نمايش ميابد. وميتوان با كليد Enter آن را انتخاب نمود. همچنين كد كالاي مورد نظر را ميتوان با كليد ميانبر F6 جستجو نمود (رجوع به مبحث "كليدهاي ميانبر" در همين بخش"). شايان ذكر است براي كالاهايي كه تا زمان ثبت درخواست در سيستم وجود ندارد و يا كاربر موفق به يافتن آن نشده است كدي با عنوان "***" تعريف شده كه با انتخاب آن عبارت "كالاي جديد" در حوزه نام كالا نمايان ميشود.چگونگي استفاده از اين كد در قسمت مشخصات كالا در همين قسمت توضيح داده ميشود.
با انتخاب كد كالا، نام آن در ستون "نام كالا" بطور اتوماتيك نمايش خواهد يافت. درصورت انتخاب كالا با كد "***" عبارت "كالاي جديد" در اين حوزه نمايان ميشود.
در اين حوزه اطلاعات تكميلي كالاهايي كه در تعريف كالا (رجوع به فصل "تعاريف وتنظيمات " مبحث "تعريف كالا") براي آنها مشخصاتي تعريف شده قابل مشاهده ميباشد تا براي شناسايي كالا دقت عمل بيشتري بكار رود.
اين حوزه كاربرد ديگري نيز دارد كه پس از انتخاب كد *** در حوزه كد كالا و متعاقب آن درج نام "كالاي جديد" ميتوان متن شرح كالاي جديد را در آن تايپ كرد. لازم به ذكر است درج شرح كالا و مشخصات آن كه شامل نام، رنگ، سايز يا ابعاد، سريال، مارك (كارخانه سازنده)، شماره فني، واحد اندازه گيري و ساير مشخصات استاندارد ميباشد، لازم است ، تا از شناسايي اشتباه كالا توسط انباردار يا كاربران ديگر جلوگيري شود.
شخصي كه آن كالا را از انباردار درخواست ميكند.
در اين ستون، واحد شمارش كالا بر اساس تعريف انجام شده براي كالاي مورد نظر (رجوع به فصل "تعاريف وتنظيمات" مبحث "كالاها")، نمايش خواهد يافت.
شايان ذكر است براي كالا با كد *** كه شرح آن در حوزه مشخصات كالا ثبت ميشود، بدليل تعريف نشدن در تعريف كالا، واحد اندازه گيري وجود ندارد و بهتراست واحد اندازه گيري اين كالاها در شرح مشخصات كالا درج شود.
در اين ستونها مقدار كالاي درخواستي وارد ميشود.
ستون مقدار 1 نشان دهنده ميزان كالاي درخواستي است.
در ستون مقدار 3،2و4 هر كدام از مقامات مسئول وبالا تر از درخواست كننده ميتوانند مقدار درخواست را تغيير دهند. با اين روش مقدار درخواست شده كالا توسط كليه اشخاص و مسئولان قابل پيگيري ميباشد.لازم به ذكر است آخرين مقدار وارد شده در سيستم بعنوان مقدارنهايي درخواست در نظر گرفته ميشود.
ستون هاي مقدار 3 و4 را ميتوان از تعيين ستون هاي قابل رويت (رجوع به فصل "مشتركات بين كليه برنامه هاي بكر" مبحث " تعيين ستون هاي قابل رويت ") انتخاب و به ليست اضافه نمود.
با درج آخرين عدد در ستون هاي مقدار 3،2،1و4 مقدار نهايي درخواست در اين حوزه نمايش داده ميشود.كه واحد انبار طبق مقدار مندرج در اين حوزه اقدام به تحويل كالا مينمايد.
اهميت هر يك از كالاهاي درخواستي در اين ستون ثبت ميشود، كه شامل عادي، مهم، خيلي مهم، ضروري و ضروري وفوري ميباشد.
با انتخاب موارد فوق ميتوان ميزان اهميت كالا براي سيستم را مشخص و واحدهاي انبار و تداركات را از آن مطلع نمود.
با استفاده از اين حوزه در صورت موجود نبودن كالا در انبار ميتوان ادامه سيكل درخواست كالا را مشخص نمود كه شامل خريداري شود، كالاي مشابه يا خريداري، كالاي مشابه تحويل شود و انصراف از درخواست ميباشد.
علت درخواست كالا در اين حوزه مشخص ميشود. كه ميتواند دلايلي مانند: مصرف روزانه ، مصرف توليد و.... باشد. شايان ذكر است اين قسمت بصورت TEXT است و علت درخواست در آن تايپ ميشود.
با زدن اين تيك درخواست كالا براي سطر مورد نظر تبديل به درخواست خريد خواهد شد.
بيانگر مجموع مقدار كالاي حواله شده مرتبط با درخواست كالا.
اين ستون مرتبط با برنامه كنترل توليد و بيانگر مقدار كالاي ارسالي به خط توليد ميباشد.
بيانگر مجموع كالاي سفارش داده شده تا كنون مي باشد.
نشان دهنده مجموع كالاي خريداري(رسيد) شده مرتبط با سطر درخواست شده تا كنون.
بازدن تيك خاتمه در پنجره جزييات درخواست سطر مورد نظر خاتمه مي يابد و در صورتي كه تيك خاتمه در پايين پنجره درخواست زده شود به صورت كلي درخواست خاتمه مي يابد و ديگر نميتوان از آن درخواست در اسناد انبار استفاده نمود.
كالاهاي مشابه و نمايش درخواستها
در اين جدول ميتوان كالاهاي مشابه كالاي درخواست شده را مشاهده نمود بديهي است در صورتي كالاي مشابه در اين جدول نمايش داده مي شود كه قبلا آن كالا به عنوان كالاي مشابه كالاي درخواست شده تعريف شده باشد و شامل سه حوزه كد، نام و موجودي كالاي مشابه مي باشد.
به جهت سهولت و پيگيري سريعتر درخواست كالا و درخواست خريد در سيستم انبار ميتوان توسط گزينه هاي موجود در اين قسمت فقط درخواستهايي كه نياز است مشاهده شود انتخاب نمود.
نمايش دهنده درخواست هاي صادر شده از سيستم انبار ميباشد.
نمايش دهنده درخواست هاي صادر شده از سيستم توليد مي باشد.
درخواستهايي كه مقدار كالاي حواله شده از مقدار كالاي درخواست شده بابت آن درخواست كمتر ميباشد.
درخواستهايي كه مقدار كالاي درخواست شده با مقدار كالاي حواله شده بابت آن درخواست برابرميباشد.
درخواستهايي كه مقدار كالاي خريداري شده از مقدار كالاي درخواست شده بابت آن درخواست كمتر ميباشد.
درخواستهايي كه مقدار كالاي خريداري شده(رسيد) با مقدار كالاي درخواست شده بابت آن درخواست برابرميباشد.
سطرهايي از درخواست كه تيك خاتمه آن زده شده است و يا درخواستهايي كه درآن تيك خاتمه كلي زده شده است.
اين قسمت شامل كادر سفيد رنگي است كه به منظور درج يادداشتها و ملاحضات، در نظر گرفته شده كه محدوديتي براي حجم مطالب آن وجود ندارد.لازم به ذكر است كه اين اطلاعات در گزارشات نمايش داده نميشود.
تاييدها به معني امضاي زير درخواست ميباشند. همانطور كه زير درخواست هاي دستي امضا وجود دارد، اين سيستم نيز داراي امضا ميباشد. هر كاربري كه با كلمه عبور خود وارد ميشود، در صورت داشتن مجوز(رجوع به فصل "تعاريف وتنظيمات" مبحث "تعريف كاربران") ميتواند درخواست را تاييد نمايد. در فرمهاي چاپي درخواست نيز، اين تاييدها و اسامي تاييدكنندگان آنها، ثبت ميگردد.
بدين منظور چهار تاييد در قسمت انتهايي پنجره درخواست كالا، تعبيه شده است.
در صورتيكه كاربر داراي مجوز باشد، بسته به نوع مجوز (تاييد اول، دوم، سوم يا چهارم)، گزينه متناظر آن فعال شده و كاربر ميتواند با انتخاب آن درخواست را تاييد نمايد. با هر تاييد مقدار وابسته به آن نيز بسته خواهد شد بدين معني كه مقدار 1،2،3،4 به ترتيب با تاييد هاي اول،دوم،سوم و چهارم بسته خواهد شد.
از مزاياي اينگونه تاييدها، ثبت نام كاربر و زمان انجام عمليات ميباشد.
:بخش انتهايي اين پنجره، به درج مشخصات كاربري كه درخواست كالا را ثبت نموده اختصاص دارد
نام كاربري كه عمليات درج درخواست را انجام ميدهد، تحت عنوان "ايجاد كننده" ثبت ميگردد.
در صورت ايجاد تغييرات بر روي درخواست كالا، نام كاربري كه عمليات ويرايش را انجام داده ، در كنار عنوان "آخرين اصلاح كننده" ثبت ميگردد.
در اين بخش، تاريخ و ساعت ثبت و انجام آخرين تغييرات بر روي سند، درج ميگردد. لازم به ذكر است كه اين اطلاعات زماني قابل مشاهده ميباشد كه تنظيمات مربوط به آن، قبلا" صورت گرفته باشد (رجوع به فصل "تعاريف وتنظيمات" مبحث "تنظيمات برنامه").
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub producer