در سيستم حسابداري بستن حساب ها به معناي ثبت يك يا چند سند در پايان هر سال مالي به منظور صفر نمودن مانده برخي از حسابهايي است كه قابل انتقال به سال آينده نباشند(حساب هاي موقت) و همچنين انتقال مانده برخي حساب ها به سال جديد است(حساب هاي دائمي). يكي از معمولترين روشها، بستن حساب با دو سند شامل بستن حسابهاي موقت و حسابهاي دائم مي باشد. پنجره "بستن حسابها"به منظور انجام عمليات بستن حسابها به صورت اتوماتيك طراحي شده است.

.

  • روش بستن حسابها

براي بستن حسابها در اين پنجره، در ابتدا گروه بستن حساب را وارد مي كنيم؛ به عنوان مثال براي بستن اسناد موقت و دائم ميتوان در رديف اول عبارت "بستن حسابهاي موقت" و در رديف دوم عبارت "بستن حسابهاي دائم" را وارد نمود. سپس براي هريك از اين گروهها، بايد در جدول جزييات، كد حسابي را كه قرار است بسته شود، در ستون "كد حساب" وارد نمود. سند بستن حساب ميتواند به تفكيك مركز، شخص، پروژه و يا بدون تفكيك باشد كه اين عمل با فعال نمودن گزينه دلخواه  مربوطه انتخاب گزينه مورد نظر در ستون "تفكيك" صورت مي پذيرد. مانده حساب بسته شده نيز، به تفكيك كد طرف حساب به حسابي بسته خواهد شد كه در ستون "كد طرف حساب"، وارد مي شود. طرف حساب نيز مي تواند داراي تفكيك (مركز، شخص و پروژه و تفكيكها) باشد. در ستون "شرح" نيز شرحي درج مي گردد كه قرار است پس از بسته شدن حساب، در ستون شرح سند حسابداري، ثبت گرددكه به طور پيش فرض سند اختتاميه در نظر گرفته شده است. در واقع اين تنظيمات بيانگر اين مطلب است كه تعيين مي كنيم چه حسابي و به چه تفكيكي، با چه حساب و تفكيك، بسته شود. میتوان برای ساده تر شدن تعاریف و تنظیمات این بخش، در قسمت انتخاب حساب، حساب ها را در سطح کل انتخاب نماییم، در این صورت سیستم به صورت اتوماتیک حساب ها را به تفکیک کدهای زیر مجموعه(حسب معین یا تفصیلی) خواهد بست.

پس از انجام تمامي تنظيمات فوق، با وارد نمودن شاخص سند حسابداري در حوزه "در سند با شاخص" و انتخاب يا عدم انتخاب "حذف محتويات سند"  جهت بستن حساب، با كليك نمودن بر روي دكمه "بستن حسابها" عمليات آغاز شده و سندي توليد مي گردد كه محتويات آن بر اساس تنظيمات صورت گرفته، خواهد بود.

:توضيح

پيش از انجام عمليات بستن حساب، ابتدا ميبايست يك سند جديد (خالي)، ايجاد نمود؛ اما به دليل عدم وجود امكان درج سند بدون آرتيكل در سيستم حسابداري، ميتوان سند را ايجاد و يك سرفصل حساب را يك ريال بدهكار و بستانكار نموده و شماره شاخص آن را يادداشت كرد؛ و در زمان انجام عمليات بستن حسابها، با انتخاب گزينه "ابتدا محتويات سند حذف شود"، آرتيكلهاي ايجاد شده حذف مي گردند.

ايجاد سند افتتاحيه بعد از سند اختتاميه 

هنگامي كه در پايان دوره مالي سند اختتاميه صادر مي شود لازم است در دوره مالي جديد حسابها با سند  افتتاحيه باز شود. براي ايجاد سند افتتاحيه ابتدا يك سند جديد ايجاد و سپس با استفاده از "كپي سند"  و تغيير سال مالي سند اختتاميه،  در حالي كه گزينه جا به جايي بدهكار و بستانكار فعال است در سند جديد كپي مي شود.

  • اصلاح شرح و كد حساب سند افتتاحيه

به دليل اينكه در هنگام كپي سند اختتاميه تمامي محتويات سند كپي مي‌شود، شرح و كد حساب نياز به اصلاح دارند. براي اصلاح شرح سند در قسمت ابزار سند وارد تب " جايگزيني" شده و شرح جديد در قسمت "جايگزين كردن" و شرح قبلي در قسمت "به جاي" وارد مي شود، سپس كليد اجرا را مي زنيم، همچنين براي جايگزيني كد حساب افتتاحيه به جاي كد اختتاميه در قسمت "جايگزيني كد" و حوزه "جايگزين كردن"، كد حساب افتتاحيه و در حوزه "بجاي" كد حساب اختتاميه را وارد مي نماييم و در آخر كليد اجرا را مي زنيم.

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Qt Help files